Procédure stages à l'étranger LCC 2019-2020

Bureau des stages

Il est important de comprendre les enjeux du stage dans votre formation. Le stage n’est pas une simple UE à valider mais le début de votre projet professionnel. Par conséquent les missions sont essentielles et doivent être en lien avec votre formation. Entre la recherche de stage et le développement de votre réseau professionnel, les démarches administratives tout au long de l’année universitaire, le bon déroulement de votre stage et la validation de ce dernier, le bureau des stages est le point relais.

Par conséquent, n’hésitez pas à contacter le bureau des stages pour toutes questions administratives relatives aux stages et aux bourses. Pour ce qui concerne les questions pédagogiques, vous devez prendre contact avec votre tuteur universitaire ou votre responsable d’année ou de parcours.

Contacts bureau des stages:

  • Virginie EYMARD - Responsable des stages. 04 73 40 64 21. Stages.lcc@uca.fr Fermé le mercredi matin
  • Stéphanie BARRAUD - Gestionnaire Bourses. 04 73 40 64 04. Ri.lcc@uca.fr Fermé le vendredi après-midi

Horaire bureau des stages, Bureau F6, RDC 34 av Carnot :

  • 08h30-12h00
  • 13h30-16h00

Etape 1. Trouver un stage

Application – Site internet

Procédure

Le bureau des stages publie des offres de stage

  • sur l’ENT, sur UCA pro, 4ème onglet, mettre à jour votre CV et activer les alertes
  • sur le groupe facebook Stages et Emplois LCC, rejoindre le groupe en répondant aux questions. Si vous utilisez un pseudo, merci de le préciser dans les réponses
  • sur le réseau LinkedIn, www.linkedin.com/in/virginie-eymard-uca

Le bureau des stages peut à la demande de l’étudiant envoyer la liste des entreprises qui ont pris des stagiaires les années précédentes par parcours ou pays.

Etape 2. Vérifier la zone


Les décisions suivantes sont arrêtées pour l’Université Clermont Auvergne :
 
  • Zone VERTE "vigilance normale" : les stages sont autorisés, dans le respect des consignes de sécurité du MAEDI.
  • Zone JAUNE "vigilance renforcée" : les stages sont autorisés, dans le respect des consignes de sécurité du MAEDI. 
  • Zone ORANGE "déconseillé sauf raison impérative" : Les stages ne sont pas autorisés même si l’étudiant est ressortissant du pays.
  • Zone ROUGE "formellement déconseillé" : Les stages ne sont pas autorisés même si l’étudiant est ressortissant du pays.
Vous pouvez consulter les conseils/risques par pays sur le site du Ministère: https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/

Etape 3. Etablir la convention

Application – Site internet:

  • Site UFR LCC, stage à l'étranger: Formulaire à compléter
  • Pstage, ENT, 4ème onglet, stages et insertion pro, convention de stage
  • Pstage, ENT, 2ème onglet, scolarité, mobilité internationale, partir à l'étranger

Pièce à fournir :

  • Attestation responsabilité civile qui précise que la couverture s’étend aux stages pendant la durée totale du stage
  • Attestation individuelle accident qui précise que la couverture s’étend aux stages pendant la durée totale du stage
  • Inscription sur la base Ariane France-Diplomatie, aucune PDF ne sera généré, faire une copie écran
  • Attestation comme quoi vous vous engagez à renoncer à votre stage ou à y mettre fin en cas de basculement de la zone de stage en orange ou rouge ou dans le cas d'une déclaration de guerre

Procédure

1. Formulaire préalable de projet de stage à saisir en ligne sur le site ET Saisie de la convention sur l’ENT, 4ème onglet

Etudiant

Vous devez saisir votre convention sur l’ENT et remplir le formulaire en ligne.

Bureau des stages

Le bureau des stages vérifie les informations saisies, porte une attention particulière aux dates, durée de stage, gratification et conditions de stage. Il s’assure de la validité des justificatifs demandés.

  • Si le dossier est complet et si les dates et la durée sont conformes au parcours, il transmet le formulaire au responsable de parcours.
  • Si le dossier est incomplet, un mail sera à envoyer pour le compléter.

Dans les 2 cas, le bureau des stages informe l’étudiant de l’avancée de son dossier.

Responsable de parcours

Le responsable de parcours vérifie que le projet de stage soit en lien avec les compétences à acquérir dans la formation de l’étudiant. 3 possibilités :

  • Il valide le projet, le bureau des stages va envoyer la convention pour signature à l’entreprise.
  • Il demande des précisions (missions, dates…)
  • Il ne valide pas le projet.

Dans tous les cas, le bureau des stages informe l’étudiant de la décision prise par le responsable de parcours.

2. Inscription sur Moveon

  • indexer tous les documents demandés dont le formulaire validé envoyé par mail par le bureau des stages
  • bien indiquer l'UFR LCC et les dates exactes de stage
  • envoyer par mail au bureau des stages le pdf généré  
 

3. Signature de la convention

Entreprise: tuteur professionnel et direction

Le bureau des stages envoie la convention et l’attestation de fin de stage par mail à la personne contact de l’établissement d’accueil pour signature.

Université: tuteur universitaire et directeur d'UFR

Le bureau des stages fait la liaison avec le tuteur universitaire et le directeur de l’UFR LCC

Etudiant

Le bureau des stages envoie un mail pour venir signer la convention au bureau des stages (Bureau F6, Site Carnot, RDC)

4. Validation de la convention

  • L’étudiant est invité à récupérer les deux exemplaires papier au bureau des stages. L’étudiant doit conserver sa convention. Aucun duplicata ne sera établi. Le 2nd exemplaire sera à donner le 1er jour de stage à l'établissement d'accueil.
  • La convention signée est envoyée par mail à l’organisme d’accueil par le bureau des stages.
  • La convention est validée administrativement sur l’ENT, cela ouvre les droits à l’application suivi des stages